Si vous souhaitez communiquer un changement interne ou annoncer une nouvelle politique de l’entreprise, il est important de transmettre ces informations essentielles de manière efficace.
Qu’est-ce qu’une note de service ?
Les notes de service, également appelées mémorandums ou mémos, sont des documents écrits utilisés pour la communication interne au sein d’une entreprise ou d’une organisation. Elles sont habituellement envoyées à des équipes ou à des départements entiers, et concernent la plupart du temps l’un des deux points suivants :
- Des informations sur de toutes nouvelles politiques, des changements internes ou des mises à jour de projets.
- Une demande d’action spécifique, telle que la participation à un séminaire ou le respect d’un délai.
Une note de service est utilisée pour informer rapidement un groupe de personnes sur un sujet spécifique. Elle est, par conséquent, rédigée dans un format concis et facile à comprendre. Elle est ensuite envoyée par voie électronique ou imprimés sur papier. Bien que son utilisation ait diminué par suite de l’introduction du courrier électronique, la note de service reste un excellent moyen d’optimiser la communication sur le lieu de travail.
Que doit contenir une note de service ?
Pour organiser l’information et en faciliter la lecture par le destinataire, les notes de service sont divisées en plusieurs parties. Quel que soit le sujet de la note, elle doit comporter les éléments suivants :
L’en-tête
Tout d’abord, une note de service s’ouvre toujours par un en-tête qui indique le destinataire (individu ou groupe de personnes), l’expéditeur, la date et le sujet. Lorsqu’elle est correctement rédigée, l’en-tête de la note fournit un contexte clair du contenu du document.
L’introduction
L’introduction illustre brièvement l’objectif de la note. Elle donne un aperçu de ce dont le reste du document va traiter, en mettant en évidence un problème, une tâche ou un événement spécifique avant de révéler d’autres détails. En fait, le lecteur devrait obtenir immédiatement les informations les plus importantes en lisant l’introduction.
Le contexte
En bref, le contexte illustre l’historique de l’événement, de la mission ou du problème abordé dans l’introduction. Qu’il s’agisse d’une restructuration d’entreprise, d’un nouveau budget ou d’un changements de procédure, cette section fournit les informations nécessaires pour aider le lecteur à comprendre clairement le sujet. Il peut s’agir de :
- Comment le problème a été découvert
- Les informations principales
- Pièces justificatives
- Délais ou dates à prendre en compte
Les tâches et activités
La rubrique « tâches » et « activités » détaille les prochaines étapes que doivent accomplir les destinataires. Fondamentalement, cette section les informe sur :
- Les modifications qui seront ou ont déjà été apportées en rapport avec le sujet de la note
- Les mesures recommandées
- Les délais à respecter
Certains mémos ne nécessitent pas d’actions. Dans ce cas, cette partie peut être omise.
La discussion
Cette section fournit des détails à propos des actions recommandées dans le mémo. Elle fournit les informations et les recherches qui étayent le plan d’action, et organise les informations en fonction de leur pertinence. Cela signifie qu’il faut commencer par les conclusions principales et les faits les plus importants avant de passer aux détails. En fin de compte, cette section doit persuader les destinataires de suivre les actions spécifiques suggérées dans le document.
La conclusion
La conclusion donne l’occasion de terminer le mémo par une note de courtoisie. Cette section réitère les actions recommandées et indique les contacts spécifiques et la manière de les joindre au cas où les destinataires auraient des questions ou des préoccupations. C’est également un espace utile pour les remercier de leur temps et de leur coopération.
