MyPeopleDoc, est une solution simple et agile pour permettre à une entreprise de diffuser tous types de documents à ses collaborateurs, de façon rapide, sécurisée et dans le respect de la législation. MyPeopleDoc est aussi un coffre fort électronique RH qui permet à l’entreprise et à ses salariés de stocker et de retrouver rapidement tous ces documents (fiches de paie, contrats de travail…)
Une révolution dans la gestion des documents RH
Dans le monde professionnel d’aujourd’hui, la gestion des ressources humaines (RH) s’est complexifiée à un point jamais atteint. Avec le déluge d’informations et de documents à gérer, les entreprises et les employés se retrouvent souvent submergés. Ajoutez à cela les défis liés à la sécurité des données, et il devient évident qu’une solution innovante est nécessaire.
C’est dans ce contexte que MyPeopleDoc s’est imposé comme un outil révolutionnaire, modifiant la manière dont nous gérons nos documents administratifs. Ce coffre-fort numérique sécurisé ne se contente pas de stocker vos fiches de salaire ou vos contrats ; il redéfinit complètement la dynamique de la relation employeur-employé en matière de gestion documentaire.
My People Doc : une naissance en réponse aux besoins du marché
Fondé en 2008, MyPeopleDoc a rapidement gagné en popularité en tant que solution destinée à simplifier la vie des services RH et des employés. Le logiciel a été conçu pour répondre à un besoin bien précis : éliminer les tracas liés à la gestion des documents en entreprise. Cela concerne aussi bien la distribution des fiches de salaire que la conservation sécurisée des contrats de travail. Au départ, les objectifs étaient relativement modestes, mais le potentiel de MyPeopleDoc a rapidement été reconnu. Ainsi cet outil a été rapidement reconnu comme l’un des meilleurs coffres-forts électroniques RH du marché.
OK… mais un coffre fort numérique RH, c’est quoi exactement ?
Un coffre-fort numérique RH (Ressources Humaines) est un espace de stockage numérique sécurisé et personnel, principalement utilisé pour gérer, archiver et partager des documents liés aux ressources humaines, tels que les bulletins de salaire, les contrats de travail et d’autres documents professionnels.
Il permet de garantir la protection et la confidentialité des documents qu’il contient, tout en assurant leur intégrité et leur conformité.Le coffre-fort électronique RH facilite la communication et la distribution des bulletins de salaire aux employés, en les mettant à disposition en quelques clics.
Il est accessible uniquement à l’aide d’un système d’identification sécurisé, garantissant l’intégrité et la conformité des documents. Ni le prestataire de coffre-fort électronique ni l’employeur n’ont accès au contenu du coffre, l’utilisateur en étant le seul propriétaire.
Parmi les avantages du coffre-fort électronique, on peut citer l’archivage sécurisé des documents confidentiels, le respect des durées légales d’archivage, la protection contre la consultation par des tiers, la perte, la destruction ou le vol, et la préservation de l’intégrité des documents. Il est également utile pour faciliter l’échange de données sensibles entre le service des ressources humaines et ses conseils, par exemple lors de la constitution d’un dossier en vue d’une séance au prud’homme1.
Adhérence aux normes et réglementations
L’une des raisons pour lesquelles MyPeopleDoc a réussi à s’imposer est son strict respect des normes de sécurité et des réglementations en vigueur. Avec l’entrée en application du Règlement général sur la protection des données (RGPD) en 2018, la question de la sécurité des données personnelles est devenue un enjeu majeur pour les entreprises. MyPeopleDoc a su s’adapter en intégrant des mesures de sécurité rigoureuses, notamment l’authentification à deux facteurs et le cryptage avancé. Cela a permis de renforcer la confiance des utilisateurs et d’assurer la conformité légale.
Plus qu’un simple outil de stockage
Mais ne vous méprenez pas : MyPeopleDoc est loin d’être un simple coffre-fort numérique. Il offre un éventail de fonctionnalités qui vont bien au-delà du stockage de documents. Par exemple, il permet aux employés de recevoir leurs documents de différentes manières : numériquement via le coffre-fort en ligne ou même par voie postale traditionnelle. Cela offre une flexibilité sans précédent, permettant à chacun de choisir la méthode qui lui convient le mieux.
Fonctionnalités clés de My PeopleDoc
- Ergonomie et interface intuitive : MyPeopleDoc est conçu pour être facile à utiliser, avec une interface personnalisable et adaptée à chaque utilisateur.
- Gestion des documents : La plateforme permet aux utilisateurs d’ajouter, consulter, classer, partager et supprimer des documents. Chaque document peut bénéficier d’un espace de 250 Mo.
- Étiquettes : Les utilisateurs peuvent attribuer des étiquettes (mots-clés) à leurs documents pour les regrouper facilement et les retrouver rapidement.
- Coffre-fort électronique : MyPeopleDoc offre un espace sécurisé pour stocker et partager les documents administratifs envoyés par l’entreprise.
- Accessibilité : La plateforme est accessible en ligne, ce qui permet aux utilisateurs de recevoir et de traiter leurs documents en temps réel, qu’ils soient présents au sein de l’entreprise ou non.
En savoir plus sur toutes les fonctionnalités de MyPeopleDoc
Les avantages de MyPeopleDoc
Gestion simplifiée des fiches de paie
L’une des fonctionnalités les plus appréciées de MyPeopleDoc est la gestion des fiches de paie. La plateforme permet aux services RH de télécharger ces documents de manière sécurisée, et les employés sont notifiés dès qu’une nouvelle fiche est disponible. Ce processus réduit considérablement le temps et les ressources nécessaires pour distribuer ces documents essentiels.
Contrats et accords collectifs à portée de main
MyPeopleDoc ne se limite pas aux fiches de paie. Le système peut également stocker et gérer des contrats de travail, des accords collectifs et d’autres documents juridiques. Ceux-ci sont souvent cruciaux et doivent être conservés pendant de longues périodes. Avec MyPeopleDoc, ces documents sont stockés en toute sécurité et sont facilement accessibles en cas de besoin.
Notifications et rappels intelligents
L’outil va encore plus loin en proposant des notifications et des rappels pour aider à la gestion des documents. Par exemple, les employés peuvent recevoir des rappels pour des évaluations à venir ou des renouvellements de contrat. Cette fonctionnalité assure que rien n’est oublié, ce qui contribue à un environnement de travail plus organisé.
Une interface intuitive : pas besoin d’être un expert en technologie
MyPeopleDoc est conçu pour être facilement utilisable, même pour ceux qui ne sont pas particulièrement à l’aise avec la technologie. L’interface utilisateur est intuitive, avec des instructions claires et des menus faciles à naviguer. Cela rend l’adoption de l’outil beaucoup plus aisée pour tous les employés, quel que soit leur niveau de compétence en informatique.
Flexibilité et personnalisation : Une solution pour chaque entreprise
La flexibilité est un autre atout majeur de MyPeopleDoc. La plateforme peut être personnalisée pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Qu’il s’agisse de la mise en œuvre de protocoles de sécurité supplémentaires ou de l’intégration avec d’autres outils de gestion RH, My PeopleDoc offre une gamme d’options de personnalisation qui permettent à chaque organisation de créer sa propre solution optimale.
Sécurité
Sécurité : MyPeopleDoc garantit la confidentialité et la pérennité des dossiers traités par le service9.
Comment s’inscrire à MyPeopleDoc ?
L’inscription à MyPeopleDoc est un processus simple et rapide, conçu pour être aussi accessible que possible. Voici comment vous pouvez vous inscrire et commencer à bénéficier des avantages de ce coffre-fort numérique.
Étape 1 : Accéder au site web
Rendez-vous sur le site web officiel de MyPeopleDoc. Vous y trouverez un bouton ou un lien vous invitant à créer un nouveau compte ou à vous inscrire.
Étape 2 : Remplir le formulaire d’inscription
Vous serez alors dirigé vers un formulaire d’inscription. Vous devrez fournir certaines informations de base comme votre nom, votre adresse e-mail et éventuellement des détails relatifs à votre entreprise si vous vous inscrivez en tant qu’organisation.
Étape 3 : Vérification de l’adresse e-mail
Après avoir rempli le formulaire, vous recevrez un e-mail de vérification. Cliquez sur le lien inclus dans cet e-mail pour vérifier votre adresse et activer votre compte.
Étape 4 : Configuration du compte
Une fois votre compte activé, vous pourrez vous connecter et accéder au tableau de bord de MyPeopleDoc. De là, vous pourrez configurer des paramètres supplémentaires, tels que des mesures de sécurité comme l’authentification à deux facteurs.
Étape 5 : Commencer à utiliser MyPeopleDoc
Après la configuration, vous êtes prêt à utiliser MyPeopleDoc :vous pourrez télécharger des documents, configurer des notifications et bien plus encore. Le service client est également disponible pour vous aider en cas de questions ou de problèmes.
FAQ sur MyPeopleDoc
1. Qu’est-ce que MyPeopleDoc ?
MyPeopleDoc est une plateforme en ligne sécurisée qui permet aux entreprises d’envoyer et d’archiver leurs documents administratifs, tels que les bulletins de paie, dans un coffre-fort numérique sécurisé pour leurs collaborateurs.
2. Comment créer et activer un compte ?
Pour créer un compte MyPeopleDoc, vous devez recevoir une invitation de la part de votre employeur. Cette invitation par e-mail contiendra un code d’activation à usage unique. Suivez les instructions fournies pour activer votre compte et accéder à votre coffre-fort numérique[8].
3. Quelle est la capacité de stockage ?
Chaque utilisateur dispose d’un espace de stockage de 10 Go dans son coffre-fort numérique MyPeopleDoc.
4. Comment ajouter, consulter et gérer des documents ?
Vous pouvez ajouter, consulter, organiser, partager et supprimer des documents dans votre compte MyPeopleDoc. Pour en savoir plus sur la gestion des documents, consultez le Guide de la Gestion de Documents.
5. Quelles sont les mesures de sécurité et de confidentialité de MyPeopleDoc ?
MyPeopleDoc offre un haut niveau de sécurité pour protéger les données sensibles des utilisateurs. Les données sont traitées uniquement sous les instructions documentées du responsable du traitement. Pour plus d’informations sur les engagements de sécurité et de confidentialité de MyPeopleDoc, consultez cette page.
6. MyPeopleDoc est-il accessible sur les smartphones et les tablettes ?
Oui, MyPeopleDoc est accessible sur les smartphones et les tablettes, ce qui le rend pratique pour les utilisateurs.
7. Quelle est la différence entre un document reçu sur MyPeopleDoc et un document reçu par e-mail ?
MyPeopleDoc offre un espace de stockage sécurisé et centralisé pour les documents RH, contrairement aux e-mails qui peuvent être moins sécurisés et plus difficiles à organiser.
8. Comment contacter le support ?
Pour contacter le support de MyPeopleDoc, consultez cette page.
9. Quelles entreprises utilisent MyPeopleDoc ?
De nombreuses entreprises françaises, telles que Starbucks France, Bouygues Telecom, Veolia Propreté, Canal +, Banque Accord, Total, Batigère, Ubisoft et Groupe M6, utilisent MyPeopleDoc pour gérer leurs documents RH.
10. MyPeopleDoc est-il payant ?
MyPeopleDoc est une solution payante. Pour connaître les tarifs et demander une démonstration, vous devez remplir un formulaire avec les coordonnées de votre entreprise (nombre d’employés, code RH, coordonnées, etc.).
